Workflow-Automatisierung

In einem Betrieb geht eine Bewerbung per E-Mail ein: Der Anhang wird automatisch im richtigen Ordner abgelegt, die Bewerberin erhält eine Eingangsbestätigung, und die Personalverantwortliche bekommt einen Eintrag in ihrer Übersicht mit Frist zur Rückmeldung. Drei Schritte, die vorher bei jeder einzelnen Bewerbung jemand von Hand erledigt hat – und die jetzt auch dann laufen, wenn gerade Urlaubszeit ist.

Über Automatisierung nachzudenken lohnt sich, sobald dieselben Handgriffe mehrmals pro Woche anfallen: Daten von A nach B übertragen, Benachrichtigungen verschicken, Listen pflegen. Die Voraussetzung wird oft unterschätzt: Automatisieren lässt sich nur, was klaren Regeln folgt. Ein Ablauf voller Ausnahmen und Sonderfälle sollte erst vereinfacht und dann automatisiert werden – sonst baut man die Unordnung nur in Software nach.