Dokumente & Daten mit KI
Dokumente automatisch auslesen – statt abtippen
Rechnungen, Formulare und E-Mails von Hand erfassen kostet Zeit und macht Fehler. Wir lesen Dokumente mit KI automatisch aus, extrahieren die relevanten Daten und übergeben sie ins richtige System – DSGVO-konform, mit europäischen oder selbst gehosteten Modellen.
Was wir machen
Was KI mit Dokumenten leistet
Auslesen statt abtippen
- Rechnungen, Formulare, E-Mails automatisch erfassen
- Relevante Daten extrahieren und strukturieren
- Weniger manuelle Eingabe, weniger Tippfehler
In Ihre Abläufe eingebettet
- Ergebnisse landen direkt im richtigen System
- Verbunden über Schnittstellen und n8n
- Ein Mensch prüft, wo es darauf ankommt
DSGVO-konform
- Europäische oder selbst gehostete Modelle
- Sensible Dokumente bleiben im Haus
- Keine unkontrollierte Weitergabe an US-Dienste
Kontakt
Klingt nach Ihrem Vorhaben?
Erzählen Sie kurz, was ansteht – Sie sprechen von Anfang an mit dem, der es umsetzt.
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Unverbindliche Ersteinschätzung
- Persönlich erreichbar aus Rahden
Häufige Fragen
Können Sie auch KI integrieren oder Abläufe automatisieren?
Ja – wir setzen KI dort ein, wo sie echten Nutzen bringt. Zum Beispiel, um Texte und Dokumente automatisch zu verarbeiten, Anfragen vorzusortieren oder Daten auszuwerten. Geht es um sensible Daten, hosten wir die KI auf Wunsch DSGVO-konform in Deutschland, statt sie an US-Dienste zu schicken.
Für wiederkehrende Abläufe nutzen wir, wo sinnvoll, fertige Automatisierungs-Werkzeuge statt Eigenentwicklung. Tools wie n8n installieren, betreiben und konfigurieren wir für Sie und verbinden Ihre Systeme miteinander – Sie müssen sich nicht selbst um Einrichtung und Wartung kümmern.
Können Sie unsere Software an bestehende Systeme anbinden?
Ja, das ist sogar einer unserer Schwerpunkte. Ein großer Teil unserer Arbeit besteht darin, Systeme zu verbinden, die nicht miteinander reden: Daten aus einem Warenwirtschaftssystem in einen Shop, Bestellungen automatisch in die Buchhaltung, ein Lagerbestand, der an mehreren Stellen gleichzeitig stimmt.
Wenn ein System eine offene Schnittstelle (API) hat, ist die Anbindung in der Regel sauber machbar. Auch ohne dokumentierte Schnittstelle finden wir oft einen Weg, etwa über Export- und Importdateien. Was möglich ist, klären wir konkret, sobald wir wissen, um welche Systeme es geht.
Kostet selbst gehostete KI nicht viel mehr als ChatGPT?
Nicht pauschal – es hängt vom Anwendungsfall ab. Für seltene, unkritische Aufgaben reicht oft ein europäisches Cloud-Modell. Sobald es aber um sensible oder viele Daten und dauerhaften Betrieb geht, wird ein selbst gehostetes oder europäisches Modell schnell wirtschaftlich – und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, statt sie an US-Dienste zu geben.
Wir schätzen vorab ab, was zu Ihrem Anwendungsfall passt, und betreiben das Modell DSGVO-konform auf eigenen Servern in Deutschland. So zahlen Sie für Nutzen, nicht für ein Prestige-Setup.
So läuft es
Vom Dokument zum verwertbaren Datensatz
Belege, Formulare und E-Mails von Hand zu erfassen, ist typische Routine, die Zeit frisst und Fehler produziert. Genau bei unstrukturierten Inhalten spielt KI ihre Stärke aus: Sie erkennt die relevanten Angaben – Beträge, Daten, Namen, Positionen – und macht daraus einen sauberen Datensatz. Wo KI im Betrieb sonst noch Nutzen bringt, ordnet der Artikel KI und Automatisierung im Betrieb ein.
Damit das etwas bringt, muss das Ergebnis dort landen, wo Sie es brauchen. Wir betten das Auslesen in Ihre Abläufe ein: Die extrahierten Daten gehen über Schnittstellen und n8n direkt ins richtige System – ohne Zwischenschritt per Hand. Wo es auf Genauigkeit ankommt, prüft ein Mensch das Ergebnis, statt blind zu übernehmen.
Weil Dokumente oft sensibel sind, zählt, wo sie verarbeitet werden. Wir setzen auf europäische oder selbst gehostete Modelle und betreiben das Ganze DSGVO-konform – sensible Unterlagen bleiben im Haus. Mehr dazu auf der Seite zur digitalen Souveränität.
Passendes Wissen
- Betreutes Hosting oder Baukasten-Hosting – was ist besser?Worauf es bei Hosting wirklich ankommt – DSGVO, Performance, Backups, Erreichbarkeit, Datenhoheit und E-Mail – und wann sich betreutes Hosting lohnt. Lesen
- KI und Automatisierung im Betrieb – wo es sich wirklich lohntWo künstliche Intelligenz und automatisierte Abläufe im Mittelstand echten Nutzen bringen – datenschutzkonform und ohne überzogene Versprechen. Lesen
- Excel ablösen: Wann lohnt sich ein eigenes Tool?Woran man merkt, dass eine Excel-Lösung an ihre Grenzen stößt – und wann ein einfaches, eigenes Tool Zeit, Fehler und Nerven spart. Lesen

Wer dahintersteht
Patrick Hilker, Inhaber aus Rahden – seit 2018 Ihr fester Ansprechpartner.
Mehr über unsWorauf Sie sich verlassen können
- Inhabergeführt aus Rahden, seit 2018
- Über 10 Jahre Erfahrung
- Server in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform
- Dieselbe Person von Anfrage bis Umsetzung
- Antwort i. d. R. innerhalb eines Werktags
Kontakt
Welche Dokumente tippen Sie noch ab?
Sagen Sie uns, welche Belege oder Formulare regelmäßig anfallen. Wir prüfen, ob sich automatisches Auslesen lohnt – und setzen es datensouverän um.
Patrick Hilker
Ihr Ansprechpartner
Lieber direkt?
- 0176 91373554 Erreichbar Mo–Fr 9–17 Uhr
- anfrage@patrickhilker.de
Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
Vielen Dank! Ihre Nachricht ist eingegangen.
Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags bei Ihnen.
Eilig? Rufen Sie uns gern direkt an: 0176 91373554
Bis wir uns melden: Was KI im Betrieb leisten kann
